江尻　一夫行政書士事務所

行政書士と文書管理④
電子文書管理で重要なのは、メタ文書管理である。

メタ文書管理とは、
①文書が作成された背景
②内容
③取得
④利用
⑤維持
に関する情報を記載した文書を管理することである。
電子文書のメタ文書管理をする方法には
①文書管理台帳で管理
②個々の文書の一部として管理する方法がある。
電子文書の管理の場合、データベースで行われることが多いがエクセルで管理することもできる。もちろん、電子文書の場合は、
保存媒体ごとに識別子を付与し、媒体IDを作成し、メタ電子文書管理することもできる。

管理台帳の管理項目であるが
①文書分類
②行政文書ファイル名
③作成者
④作成（取得時期）保存期間　保存満了期限
⑤媒体の種別
⑥保存場所
⑦管理担当者
⑧保存期間満了時の措置結果
⑨備考
である。私のような超売れっ子行政書士の場合は、メタ文書管理をしないと仕事をやっていけなくなる。