江尻　一夫行政書士事務所

行政書士と電子文書の管理①
令和４年から電子帳簿保存法改正により、電子文書の管理が必須となる。

電子文書管理で重要なのは長期保存性である。まず、最初に長期保存電子文書の要件であるが、

１・見読性
　人間が目で見て、あるいは耳で聞いて誰もが識別できること。アプリケーションのみが解釈できる形式は不可である。

２・正規表現可能なファイル形式であること。
　さまざまなファイルからの変換が特別な方法によらない。

３・文書の作成と保存の間に連続性がある。
　保存した文書を再活用する場合連続性がある。

電子文書の長期保存にあたっては以上の３つの要件を満たすファイル形式であることが要求される。
電子文書の長期保存に適したファイル形式としては、①PDF
②TIFF③XMLがある。