江尻　一夫行政書士事務所

行政書士とワーク術⑧
仕事が増加し始まると仕事が急激に増え始まる。まるで、法則に従うように。

　仕事が増えると、一人で対応できなくなる。当然、複数の人数での対応を余儀なくされる。複数人で対応するとなると、それなりのノウハウが必要になる。

　複数人で仕事に対応するノウハウとして「課題管理表」の作成がある。
課題管理表とは、エクセルに仕事を進行するための課題をリストアップし関係者が関係者が進捗や状況を確認し合うための表をいう。

　課題管理表があれば、きちっと仕事を進めることができる。課題管理表に挙げる項目は
①番号、日付
②タイトル
③課題の内容
④解決の方向性
⑤状況
⑥担当
⑦期限
である。
課題管理表作成で重要なことが３つある。
①誰がやるか、担当者を必ず決める。
②期限、いつまでに終わらせるのか
③課題を解決するためにどう対応するかの方向性
特に➂は重要である。また、記述のコツとしては、あいまいな部分を残さないということである。例えば、「追加企画」を考えるではなくて、「企画案を３つ考える」というふうに数字を使う。

　もちろんのことであるが、「課題管理表」は進捗ミーテイングにより随時アップデートしなければならない。
　アップデートであるが
①新しい課題があれば追加する。
②課題が複雑化すれば、細かく分ける。（細分化した課題の担当者と期限、アウトラインを決める。）

　複数人数で仕事をする場合は、「課題管理表」は必須であることは言うまでもない。